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IOFM Accredited Payables Specialist (APS) Certification Exam APS Prüfungsfragen mit Lösungen (Q63-Q68):

63. Frage
Common elements required in a VAT-acceptable invoice include all of the following, EXCEPT:

A. The date of invoice issue
B. The VAT rate applied
C. The customer's VAT identification number
D. The supplier's banking information

Antwort: D

Begründung:
TheInvoicestopic in the APS Certification Program covers value-added tax (VAT) requirements for invoices, particularly for organizations operating in jurisdictions with VAT systems (e.g., EU countries). A VAT- acceptable invoice must include specific elements to comply with tax regulations, such as the customer's VAT identification number, the date of issue, and the VAT rate applied. Thesupplier's banking information, while useful for payment, is not a mandatory requirement for VAT compliance.
* Option A (The customer's VAT identification number): Required for cross-border transactions or business-to-business sales to verify VAT status and enable zero-rating or reverse charge. This is a mandatory element.
* Option B (The date of invoice issue): Required to establish the tax point and ensure proper tax period reporting. This is a mandatory element.
* Option C (The VAT rate applied): Required to specify the tax rate (e.g., standard, reduced) and calculate the VAT amount. This is a mandatory element.
* Option D (The supplier's banking information): Not required for VAT compliance. While banking details may be included for payment purposes, they are not part of VAT invoice requirements. Correct answer.
Reference to IOFM APS Documents: The APS e-textbook underInvoicesstates, "A VAT-acceptable invoice must include the customer's VAT ID, date of issue, VAT rate, and other tax-related details, but supplier banking information is not required for compliance." The training video discusses VAT invoicing for international transactions, listing mandatory elements and noting that "banking details are optional, as they relate to payment, not tax reporting."

64. Frage
Which of the following is a key reason for careful management of your vendor master file?

A. Gain visibility into payment status
B. Reduce the potential for fraud
C. Control the number of vendor calls
D. Monitor vendor quality

Antwort: B

Begründung:
TheVendor Master Filetopic in the APS Certification Program emphasizes the importance of managing the vendor master file to prevent errors and risks. A key reason is toreduce the potential for fraud, as accurate and validated vendor data (e.g., TINs, addresses) prevents payments to fraudulent vendors and ensures compliance with regulations like OFAC.
* Option A (Control the number of vendor calls): Not a primary reason. While a clean vendor master file may reduce inquiries, this is a secondary benefit, not a key focus.
* Option B (Reduce the potential for fraud): Correct. Careful management, including TIN verification and sanction list checks, prevents fraudulent vendor setups and payments.
* Option C (Monitor vendor quality): Vendor quality is typically assessed by Procurement or Operations, not the vendor master file, which focuses on data accuracy. Incorrect.
* Option D (Gain visibility into payment status): Payment status is tracked in AP systems, not the vendor master file, which stores static vendor data. Incorrect.
Reference to IOFM APS Documents: The APS e-textbook underVendor Master Filestates, "Careful management of the vendor master file reduces fraud risk by ensuring accurate vendor data and compliance with validation processes." The training video emphasizes, "A well-maintained vendor master file prevents fraud through rigorous verification, such as TIN matches and address checks."

65. Frage
When applied to T&E, compliance requires which of the following processes?

A. II and III only (Secure record retention; Traveler location tracking)
B. I and II only (Accurate recordkeeping; Secure record retention)
C. I only (Accurate recordkeeping)
D. III only (Traveler location tracking)

Antwort: B

Begründung:
Compliance in T&E processes requires robust systems to ensure financial accuracy and regulatory adherence.
Accurate recordkeeping(Option I) is essential to document expenses, support financial reporting, and meet IRS and SOX requirements.Secure record retention(Option II) ensures that records are stored safely to protect sensitive data and comply with retention policies (e.g., IRS rules requiring records for at least three years).Traveler location tracking(Option III) is not a standard compliance requirement for T&E, as it relates more to employee safety or logistics, not financial or regulatory compliance.
The web source from Tipalti states: "T&E compliance requires accurate recordkeeping to support expense reporting and audits, as well as secure record retention to protect data and meet regulatory retention periods." This supports Options I and II. Traveler location tracking is not mentioned as a compliance requirement in T&E processes, per the SAP Concur source: "Compliance in T&E focuses on documentation, approvals, and data security, not employee tracking." The IOFM APS Certification Program covers "Travel and Entertainment (T&E)," emphasizing compliance with financial and tax regulations. The curriculum's focus on "peer-tested best practices" aligns with accurate recordkeeping and secure retention as key compliance processes.
References:
IOFM Accounts Payable Specialist (APS) Certification Program, covering Travel and Entertainment (T&E) Tipalti: "T&E compliance requires accurate recordkeeping to support expense reporting and audits, as well as secure record retention" SAP Concur: "Compliance in T&E focuses on documentation, approvals, and data security"

66. Frage
In order to get a sales tax exemption on goods purchased for resale, what must the buyer do?

A. Supply a copy of a sales tax license to the seller
B. Inform the state in writing that the tax will be paid by the buyer
C. File a letter of intent with the local taxing jurisdiction
D. Provide an exemption certificate to the seller

Antwort: D

Begründung:
TheTax and Regulatory Compliancetopic in the APS Certification Program covers sales tax exemptions, particularly for goods purchased for resale (e.g., by wholesalers or retailers). To claim a sales tax exemption, the buyer must provide anexemption certificateto the seller, documenting that the goods are for resale and not subject to sales tax at the point of purchase. The seller retains this certificate for audit purposes.
* Option A (File a letter of intent with the local taxing jurisdiction): Incorrect. A letter of intent is not a standard requirement; the exemption is documented via a certificate provided to the seller.
* Option B (Provide an exemption certificate to the seller): Correct. An exemption certificate (e.g., a resale certificate) verifies the buyer's intent to resell the goods, exempting the transaction from sales tax.
* Option C (Inform the state in writing that the tax will be paid by the buyer): Incorrect. The buyer does not directly notify the state; the exemption is handled between buyer and seller via the certificate.
* Option D (Supply a copy of a sales tax license to the seller): Incorrect. While a sales tax license may be relevant for the buyer's operations, the exemption certificate is the specific document required for resale exemptions.
Reference to IOFM APS Documents: The APS e-textbook underTax and Regulatory Compliancestates,
"To claim a sales tax exemption for goods purchased for resale, the buyer must provide an exemption certificate to the seller, documenting the resale intent." The training video explains, "AP professionals ensure exemption certificates are collected for resale purchases to avoid unnecessary sales tax payments, maintaining compliance with state regulations."

67. Frage
Procurement card (P-card) issuers offer rebates according to:

A. Quantity of cards issued
B. Number of individual transactions
C. Frequency of use
D. Volume of spend

Antwort: D

Begründung:
Procurement cards (P-cards) are corporate credit cards used for business purchases, and issuers often offer rebates or incentives to encourage their use. These rebates are typically based on the volume of spend, meaning the total dollar amount charged to the P-card over a specified period. This incentivizes organizations to consolidate more purchases on the card, benefiting both the issuer (through transaction fees) and the organization (through rebates).
The web source from Corcentric states: "P-card issuers commonly offer rebates based on the total volume of spend, encouraging organizations to increase card usage for eligible purchases." This confirms that rebates are tied to the dollar amount spent (Option A), not the number of transactions (Option B), frequency of use (Option C), or number of cards issued (Option D).
The IOFM APS Certification Program covers "Payments," including P-card programs and their benefits. The curriculum's focus on "peer-tested best practices for each phase of the payment process" aligns with the industry standard that rebates are based on spend volume, as this drives cost savings and program efficiency.
References:
IOFM Accounts Payable Specialist (APS) Certification Program, covering Payments Corcentric: "P-card issuers commonly offer rebates based on the total volume of spend"

68. Frage
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Der Kranke benimmt sich dabei völlig wie infantil und zeigt uns so, daß die verdrängten APS Prüfung Erinnerungsspuren seiner urzeitlichen Erlebnisse nicht im gebundenen Zustande in ihm vorhanden, ja gewissermaßen des Sekundärvorganges nicht fähig sind.

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